電子契約について

紀北町では、デジタルトランスフォーメーションを推進し業務の効率化を図るため、令和6年4月以降に締結される契約について電子契約システムを導入します。この取り組みに伴い、契約書の様式を一部改正しますので、最新の様式をご使用ください。

電子契約のポイント

発注者（町の担当課）から落札決定通知等により落札者となる旨の通知を受けたタイミングで、電子契約を利用する意向を発注者に伝えます。
過去に電子契約用メールアドレス届出書を提出していない場合又は既に提出している内容に変更がある場合は、電子契約用メールアドレス届出書を提出します。※過去に提出しているかどうか不明な場合は業務担当課又は下記担当までお問い合わせください。
契約書案を作成し、発注者と受注者の双方で作成した契約書の内容に誤りがないか確認します。
発注者が、契約に必要なデータを電子契約システムにアップロードすると、受注者が指定したメールアドレスへ契約締結依頼のメールが届きます。
受注者は受信したメールに記載のリンク先へアクセスし、システム上で電子署名（紙契約におけるサインや押印に相当する行為）を行います。
受注者での電子署名後、発注者が電子署名を行います。
発注者と受注者が電子署名を行った時点で契約締結が完了します。
各々がデータをダウンロードして保管します。

工事請負契約、業務委託契約、賃貸借契約、売買契約、製造請負契約など

※法令等で書面化義務のある契約（事業用借地権設定契約、任意後見契約、農地の賃貸借契約、企業担保権の設定又は変更を目的とする契約）、契約期間が10年を超える契約、個人との契約は対象外です。

電子契約の利用にあたっては、事前に電子契約メールアドレス届出書の提出が必要です。

のいずれかの方法で提出してください。なお、所在地や契約締結権限者に変更がない限りは、契約の都度毎回提出する必要はございません。

メールでの提出先：企画課デジタル社会推進係（kikaku@town.mie-kihoku.lg.jp）

契約締結後の契約書のダウンロード方法と電子署名の確認方法につきましては以下のとおりです。

また、下記PDFにも同様の内容の記載がありますのでご覧ください。

発注者と受注者の双方の署名完了後、下記の件名及び差出元から電子署名完了のお知らせが、発注者と受注者の双方に電子メールで届きます。そのメールに記載の「ダウンロード」から電子署名が行われた契約書をダウンロードできます。

ただし、ダウンロード有効期間は14日間ですのでご注意ください。

電子署名の確認方法は以下の3とおりの方法があります。具体的な操作方法につきましては、事業者向け説明会資料(PDFファイル:2MB)をご覧ください。

※2と3につきましてはアカウント登録（無料）が必要です。

アカウント登録の方法は以下のヘルプページをご参照ください。

アカウント登録手順（利用開始までの所要時間） – 電子印鑑GMOサインヘルプセンター | https://helpcenter.gmosign.com/hc/ja/articles/9198122838425

フリープランで使用するメールアドレスは町に提出した、または、提出予定のメールアドレスとしてください。

注意点

契約の有効性の証明についてはダウンロードした契約書のPDFデータのみで完結しますので、契約締結証明書は必ずダウンロードする必要があるものではございません。契約締結証明書は紙で契約の有効性を証明する必要がある場合に必要となります。
初めて電子契約を締結した後に無料アカウントを作成した場合、契約締結後の文書データを表示させるためには、文書の保管作業を実施していただく必要があります。以下ヘルプページの【GMOサインアカウントへ保管する方法】の中段あたりになる「GMOサインアカウントへ保管する方法」をご参照ください。

【文書管理】相手から署名依頼された文書のダウンロード・保管 – 電子印鑑GMOサインヘルプセンター | https://helpcenter.gmosign.com/hc/ja/articles/4413766693273

この文書の保管作業の有効期限は署名完了後、30日以内です。

文書の保管作業が完了すれば、有効期限なくいつでも確認することができます。

また、2回目以降の契約分については自動的に保管作業が実施されますので、上記の作業は不要です。

有効期限を経過してしまいダウンロードができなくなった場合は役場側から送付いたしますので、お手数ですが業務担当課または下記までお問い合わせください。